Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

FinzaQ verwerkt facturen en boekhoudgegevens voor ondernemers en hun accountant. Voor vragen over deze verklaring kun je contact opnemen via het e-mailadres dat in je account staat vermeld.

2. Welke gegevens wij verwerken

• Accountgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en rol.
• Factuurgegevens: geüploade documenten, leverancier of klant, bedragen, btw-tarieven, categorieën en boekingsvoorstellen.
• Berichten die je uitwisselt met je accountant.
• Koppelingsgegevens van je boekhoudpakket, waarbij toegangssleutels versleuteld worden opgeslagen.
• Technische logbestanden om fouten op te sporen en misbruik te voorkomen.

3. Waarom wij deze gegevens gebruiken

Wij gebruiken je gegevens om de dienst te leveren: facturen uitlezen, boekingsvoorstellen doen, overzichten maken, samenwerken met je accountant en gegevens doorzetten naar je boekhoudpakket. Daarnaast gebruiken wij gegevens om de dienst veilig en betrouwbaar te houden en om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen.

4. Grondslagen

De verwerking is nodig voor de uitvoering van de overeenkomst met jou, voor het naleven van wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht, en voor ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende dienst.

5. Geautomatiseerde analyse van facturen

Om een boekingsvoorstel te doen wordt de inhoud van je factuur automatisch geanalyseerd. Er wordt nooit definitief geboekt zonder dat jij of je accountant het voorstel bevestigt. Bij twijfel stelt de dienst een controlevraag. Je houdt altijd de mogelijkheid om een boeking handmatig aan te passen.

6. Delen met anderen

Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienst: met de accountant die aan jouw dossier is gekoppeld, met de hosting- en databaseleverancier, met de dienst die de factuuranalyse uitvoert, en met het boekhoudpakket dat jij zelf koppelt. Wij verkopen je gegevens niet.

7. Bewaartermijnen

Facturen en boekingsgegevens bewaren wij zo lang als nodig is voor de dienst en, waar de fiscale bewaarplicht geldt, ten minste zeven jaar. Accountgegevens verwijderen wij nadat je je account opzegt, behalve wanneer wij ze wettelijk moeten bewaren.

8. Beveiliging

Documenten worden in een niet-openbare opslag bewaard, toegang is per gebruiker en per organisatie afgeschermd, en koppelingssleutels worden versleuteld opgeslagen.

9. Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren, laten verwijderen of laten overdragen, en je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Neem daarvoor contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je via de dienst of per e-mail.